Para cargar tus pedidos en Beetrack debes realizar Cuatro simples pasos:
Crear usuarios Móviles
Los usuarios móviles son todos los transportistas, despachadores o conductores de tu operación. Para eliminarlos solo lo puedes hacer los primeros 5 días del mes calendario y recomendamos que su celular sea Android.
¿Cómo crearlos?
Para crear Usuarios Móviles, es necesario que ingreses al menú de Ajustes → usuarios móviles → Nuevo Usuario
Encontrarás un pequeño formulario, donde debes colocar la siguiente información:
Nombre: es el que identifica al transportista (Nombre-Apellido)
Nombre del usuario: es el nombre de cómo va ingresar el usuario en la aplicación móvil de Beetrack, debe escribirse sin espacios y es importante saber, que este debe ser único dentro de todo nuestro universo de usuarios en Beetrack, por lo que si te figura un error al momento de crearlo te recomendamos colocarle otra letra o número.
Contraseña: debe tener un mínimo de 4 caracteres y con esta podrás ingresar a la aplicación.
Luego pasamos a “Identificador de Vehículos” donde tendremos dos opciones:
Seleccionar vehículo: dónde podrás escoger la placa, patente o matrícula que esté previamente creada en el módulo de vehículos.
Crear vehículos: al seleccionar esta opción, tendremos una columna, en la cual podemos seleccionar el tipo de transporte y en la segunda columna, debemos colocar el nombre o número la patente o placa del vehículo. Ejemplo: Columna a= Camión Columna b= AA1234
Permisos:
Al momento de crear un usuario móvil debes otorgarle permisos. Los permisos del usuario móvil van a depender de cómo gestionen el proceso logístico dentro de tu empresa.
Borrar guías: Podría eliminar las guías o pedidos previamente cargados en su ruta
Reordenar guías antes y durante la ruta: el conductor puede reordenar las guías en base a su criterio o experiencia.
Permitir subestados vacíos al entregar: permite que el conductor no entregue el motivo de gestión del pedido o guía.
Agregar guías: Podrá agregar una guía o pedido pero solo con el número identificador.
Enviar notificaciones de pre-entrega automáticamente: Cuando el conductor entra en el radio de reparto de ese pedido se envía automáticamente la notificación al cliente quien recibe el pedido o guía.
Compartir ruta: podrá compartir su ruta a través de un link, importante saber que este link tiene una vigencia de 24hrs
Por último dar clic en “Guardar”
2. Crear Subestados
Serán los motivos de entrega que deberá eligir el conductor cada vez que realice una gestión de entrega, por ejemplo los de color rojo: No entregado - Error de dirección. Entregado - entrega completada. Entrega parcial - Producto defectuoso.
¿Cómo se crean?
Deberán ingresar a Ajustes → subestados → nuevo subestado.
Le aparecerá un recuadro en donde se tendrá que completar la siguiente información:
Estado: colocar el estado principal: entregado - no entregado - entrega parcial.
Nombre: se coloca el subestado, por ejemplo: “error en la dirección”.
Tipo: seleccionamos móvil para que los subestados se reflejan en la aplicación móvil y el conductor pueda seleccionarlo.
3. Creación de pruebas de entregas
Será el respaldo o evidencia que deberá entregarte el usuario móvil cada vez que realice una entrega.
¿Cómo se crea?
Para crear debes ingresar en Ajustes → Prueba de entrega.
Debes seleccionar en la parte inferior media “Añadir sección” de esta manera aparecerá un formulario que debes llenar
Debes colocar en "nombre de la sección" un estado principal, por ejemplo: entregado y en “Estados” coloca nuevamente el estado “Entregado”. Esto servirá para que cada acción o respaldo que desees del usuario móvil, sea solo para cuando realice la entrega.
Luego de esto debes dirigirte nuevamente a "Añadir prueba de entrega" y dar clic en "tipo de prueba de entrega" seleccionar el que desees: Texto, Número, Email, Teléfono, Moneda, Firma, Foto o una pregunta de selección.
Por ultimo debes llenar los campos solicitados cuando seleccionas el formulario a pedir:
Nombre: Aquí colocaras el nombre de la prueba de entrega. Ejemplo: “Nombre de quien recibe”
Subestados: Asociar el subestado con el cual el usuario móvil cada vez que lo seleccione le solicite este formulario.
Obligatorio: Significa que el conductor está obligado a entregar o sino Beetrack no permitirá que avance con la entrega.
Finalmente dar clic en “guardar”
4. Plantilla del Importador (Carga de pedidos)
Deberás descargar la plantilla que trae por defecto Beetrack para realizar las cargas de tus pedidos. Módulo de importador → Descargar Plantilla
Luego deberás llenar la siguiente información en el archivo de excel
Número de guía: Será el número que identifica el despacho o la entrega, este debe ser único, NO puedes repetir en otras cargas.
Vehículo: Nombre, placa, matriculo o patente del vehículo que gestionará la ruta
Nombre de item: Nombre de producto
Cantidad: Cantidad del producto a entregar
Código de ítem: Es el código SKU o código de barra del producto.
Identificador de contacto: Se refiere al DNI/RUN/RFC o cédula de identidad de tu cliente a recibir la entrega o pedido
Nombre del contacto: Nombre del cliente
Teléfono: El número telefónico del cliente
Email del contacto: Correo electrónico del cliente
Dirección: Colocar la dirección de la entrega, recomendable usar el siguiente formato: NOMBRE DE LA CALLE, NÚMERO DE LA CALLE, COMUNA (CIUDAD O DISTRITO)
Latitud y Longitud: Son las coordenadas de la dirección de entrega
Fecha mínima y máxima de entrega: es la fecha de compromiso a entregar con el cliente, debes colocar en este formato: AÑO/MES/DIA
CT destino: Si tu operación se maneja con rutas troncales, aquí deberás colocar el ct de destino o centro de distribución previamente creado dentro de la plataforma.
Nota: Las columnas en amarillo son OBLIGATORIAS
Por último debes guardar el documento, dirigirte a la plataforma nuevamente en el módulo Importador y dar click en dos pasos:
a. Fecha para cargar la ruta: Aquí debes colocar la fecha del día que se gestiona o entregará ese pedido, esta fecha que coloques es cuándo el conductor podrá visualizar en su aplicatívo móvil.
b. Escoja el archivo deseado: Selecciona la plantilla previamente llenada (archivo excel) y das click en importar
Por último debes ver que el estado del archivo diga: “importado”
Para finalizar, puedes visualizar tus cargas o rutas creadas en Beetrack, dando clic en “módulo de actividad”, donde observaras las rutas que tienes en el día, con toda su información, como: Nombre del usuario móvil, vehículo, guías asignadas, guías gestionadas y los indicadores del celular del conductor como: Gps - Señal - Batería - Disco.
