A partir de hora, en tu plataforma de LastMile tendrás un repositorio centralizado para almacenar y gestionar todos los documentos relacionados con los vehículos y los usuarios móviles de tu flota.
El módulo de documentos está diseñado para organizar y resguardar documentos importantes y legales en un solo lugar, facilitando su acceso y control.
¿Qué tipo de documentos puedes gestionar?
Para los vehículos, ejemplos comunes incluyen el permiso de circulación, la revisión técnica y el seguro obligatorio.
Para los usuarios móviles, puedes almacenar documentos como la licencia de conducir, la cédula de identidad o certificados de conductor profesional.
Es importante señalar que puedes generar cualquier tipo de documento necesitas almacenar en tu cuenta de LastMile.
Con esta funcionalidad, tú puedes centralizar toda la documentación en un solo sistema, lo que hace mucho más simple su administración y te ayuda a evitar vencimientos o pérdidas. En pocas palabras, tienes a tu disposición una herramienta clave —propia de los TMS (Transportation Management Systems)— que cumple exactamente con lo que necesitas: un gestor de documentos claro, ordenado y eficiente.
PASO 1: Al ingresar por primera vez, el sistema te indicará que aún no tienes documentos cargados y te invitará a crear uno. Sin embargo, para crear un documento, primero debes definir un tipo de documento.
Por ejemplo, antes de cargar la licencia de conducir de un conductor, debes crear ese tipo de documento dentro del sistema. Para eso, defines lo siguiente:
A qué entidad está asociado (por ejemplo, si es un documento de usuario móvil o de vehículo).
Categoría: en este caso, sería "usuario móvil".
Nombre del tipo de documento: por ejemplo, “Licencia de conducir”.
PASO 2: También puedes configurar una notificación y un correo para cuando un documento esté por vencer, la cual recibirás directamente en tu plataforma web. Esto te permite tener un mayor control sobre los vencimientos de documentos clave para la gestión de las entregas.
La notificación se puede configurar con la hora, fecha y frecuencia deseadas, además de permitirte elegir con cuántos días de anticipación quieres recibir alertas antes del vencimiento del documento.
Cuando se acerca la fecha de vencimiento, se abre una ventana emergente que te avisa qué documento está por expirar.
PASO 3: Una vez que guardas el tipo de documento, puedes visualizarlo en el módulo:
PASO 4: Puedes subir documentos según su tipo, como por ejemplo una licencia de conducir, lo que facilita su organización y seguimiento.
PASO 5: Al hacer clic en 'Subir', puedes completar los campos con el tipo de documento, el nombre del usuario y la fecha de vencimiento correspondiente.
Puedes subir desde fotos hasta documentos en PDF.
PASO 6: Después de subir un documento, se mostrará una tabla con todos los archivos adjuntos. Esta tabla incluye columnas con información relevante, como el tipo de documento y su estado, indicando si está vigente, por vencer o ya vencido. Además, puedes aplicar filtros para visualizar fácilmente los documentos según su estado.
Dentro de la tabla, también puedes activar la opción de historial para un documento específico. Esto permite almacenar y consultar la documentación histórica asociada a cada usuario o vehículo, facilitando el seguimiento y la trazabilidad a lo largo del tiempo
Revisa tus documentos en el home de tu plataforma
Dentro de la plataforma, las notificaciones se organizan en un panel lateral (sidebar) donde puedes visualizar todos los documentos próximos a vencer o vencidos, lo que te permite acceder rápidamente a la información sin perder detalle.
Capítulo final: Beneficios del módulo de Documentos de DispatchTrack
Implementar el módulo de Documentos dentro de tu operación logística ofrece múltiples ventajas:
Centralización de la información: Todos los documentos relevantes quedan almacenados en un solo lugar, accesibles en cualquier momento y desde cualquier dispositivo.
Trazabilidad completa: Cada documento queda asociado a su respectivo pedido, cliente o ruta, lo que mejora el control y la auditoría.
Reducción de errores y ahorro de tiempo: Al eliminar procesos manuales en la carga de archivos, se minimizan las posibilidades de equivocaciones y se agiliza el flujo de trabajo, permitiendo que los equipos se enfoquen en tareas estratégicas. Todo esto, centralizado en una misma plataforma.
Cumplimiento normativo: Al tener todo documentado y ordenado, las auditorías y revisiones externas son mucho más sencillas de afrontar.
Con el módulo de Documentos, DispatchTrack da un paso más hacia la digitalización total del proceso logístico, garantizando mayor eficiencia, transparencia y control. Si tienes dudas sobre el uso de esta funcionalidad, escríbenos a soporte@dispatchtrack.com.