Para cargar tus pedidos en Beetrack debes realizar Cuatro simples pasos:

  1. Crear usuarios Móviles

Los usuarios móviles son todos los transportistas, despachadores o conductores de tu operación. Para eliminarlos solo lo puedes hacer los primeros 5 días del mes calendario y recomendamos que su celular sea Android.

¿Cómo crearlos?

Para crear Usuarios Móviles, es necesario que ingreses al menú de Ajustes → usuarios móviles → Agregar usuarios móviles

Encontrarás un pequeño formulario, donde debes colocar la siguiente información:

  • Nombre del usuario: es el nombre de cómo va ingresar el usuario en la aplicación móvil de Beetrack, debe escribirse sin espacios y es importante saber, que este debe ser único dentro de todo nuestro universo de usuarios en Beetrack, por lo que si te figura un error al momento de crearlo te recomendamos colocarle otra letra o número.

  • Nombre: es el que identifica al transportista (Nombre-Apellido)

  • Contraseña: debe tener un mínimo de 4 caracteres y con esta podrás ingresar a la aplicación.

    Luego pasamos a “Identificador de Vehículos” donde tendremos dos opciones:

  • Seleccionar vehículo: dónde podrás escoger la placa, patente o matrícula que esté previamente creada en el módulo de vehículos.

  • Crear vehículos: al seleccionar esta opción, tendremos una columna, en la cual podemos seleccionar el tipo de transporte y en la segunda columna, debemos colocar el nombre o número la patente o placa del vehículo. Ejemplo: Columna a= Camión Columna b= AA1234

Permisos:

Al momento de crear un usuario móvil debes otorgarle permisos. Los permisos del usuario móvil van a depender de cómo gestionen el proceso logístico dentro de tu empresa.

  • Agregar guías: Podrá agregar una guía o pedido pero solo con el número identificador.

  • Borrar guías: Podría eliminar las guías o pedidos previamente cargados en su ruta

  • Reordenar guías antes y durante la ruta: el conductor puede reordenar las guías en base a su criterio o experiencia.

  • Permitir subestados vacíos al entregar: permite que el conductor no entregue el motivo de gestión del pedido o guía.

  • Enviar notificaciones de pre-entrega automáticamente: Cuando el conductor entra en el radio de reparto de ese pedido se envía automáticamente la notificación al cliente quien recibe el pedido o guía.

Por último dar clic en “Guardar”

2. Crear Subestados

Serán los motivos de entrega que deberá eligir el conductor cada vez que realice una gestión de entrega, por ejemplo los de color rojo: No entregado - Error de dirección. Entregado - entrega completada. Entrega parcial - Producto defectuoso.

¿Cómo se crean?

Deberán ingresar a Ajustes → subestados → nuevo subestado.

Le aparecerà un recuadro en donde se tendrá que completar la siguiente información:

  • Estado: colocar el estado principal: entregado - no entregado - entrega parcial.

  • Nombre: se coloca el subestado, por ejemplo: “error en la dirección”.

  • Tipo: seleccionamos móvil para que los subestados se reflejan en la aplicación móvil y el conductor pueda seleccionarlo.

3. Creación de formularios

Será el respaldo o evidencia que deberá entregarte el conductor cada vez que realice una entrega.

¿Cómo se crea?

Para crear un formulario debes ingresar en Ajustes → Configuración → Formulario.

Debes seleccionar en la parte superior derecha, la pestaña “Agregar elemento” y seleccionar “Presentación” (este elemento solo sirve para crear el estado principal).

Selecciona en ese primer elemento “Editar” y en el “Nombre” coloca un estado principal, por ejemplo: Entregado y en “Estados” coloca nuevamente el estado “Entregado”. Esto servirá para que cada acción o respaldo que desees del usuario móvil, sea solo para cuando realice la entrega.

Luego de esto debes dirigirte nuevamente a la pestaña “Agregar elemento” y seleccionar el respaldo o formulario que desees: Texto, Número, Email, Teléfono, Moneda, Firma, Foto o una pregunta de selección.

Por ultimo debes llenar los campos solicitados cuando seleccionas el formulario a pedir:

  • Nombre: Aquí colocaras el nombre del formulario. Ejemplo: “Nombre de quien recibe”

  • Estados: Asociar el estado principal al formulario

  • Subestados: Asociar el subestado con el cual el conductor cada vez que lo seleccione le solicite este formulario.

  • Requerida: Significa obligatorio, el conductor está obligado a entregar o llenar este formulario sino Beetrack no permitirá que avance con la entrega.

Finalmente dar clic en “guardar”

4. Plantilla del Importador (Carga de pedidos)

Deberás descargar la plantilla que trae por defecto Beetrack para realizar las cargas de tus pedidos. Módulo de importador → Descargar Plantilla

Luego deberás llenar la siguiente información en el archivo de excel

  • Número de guía: Será el número que identifica el despacho o la entrega, este debe ser único, NO puedes repetir en otras cargas.

  • Vehículo: Nombre, placa, matriculo o patente del vehículo que gestionará la ruta

  • Nombre de item: Nombre de producto

  • Cantidad: Cantidad del producto a entregar

  • Código de ítem: Es el código SKU o código de barra del producto.

  • Identificador de contacto: Se refiere al DNI/RUN/RFC o cédula de identidad de tu cliente a recibir la entrega o pedido

  • Nombre del contacto: Nombre del cliente

  • Teléfono: El número telefónico del cliente

  • Email del contacto: Correo electrónico del cliente

  • Dirección: Colocar la dirección de la entrega, recomendable usar el siguiente formato: NOMBRE DE LA CALLE, NÚMERO DE LA CALLE, COMUNA (CIUDAD O DISTRITO)

  • Latitud y Longitud: Son las coordenadas de la dirección de entrega

  • Fecha mínima y máxima de entrega: es la fecha de compromiso a entregar con el cliente, debes colocar en este formato: AÑO/MES/DIA

  • CT destino: Si tu operación se maneja con rutas troncales, aquí deberás colocar el ct de destino o centro de distribución previamente creado dentro de la plataforma.

Nota: Las columnas en amarillo son OBLIGATORIAS

Por último debes guardar el documento, dirigirte a la plataforma nuevamente en el módulo Importador y dar click en dos pasos:

a. Fecha para cargar la ruta: Aquí debes colocar la fecha del día que se gestiona o entregará ese pedido, esta fecha que coloques es cuándo el conductor podrá visualizar en su aplicatívo móvil.

b. Escoja el archivo deseado: Selecciona la plantilla previamente llenada (archivo excel) y das click en importar

Por último debes ver que el estado del archivo diga: “importado”

Para finalizar, puedes visualizar tus cargas o rutas creadas en Beetrack, dando clic en “módulo de actividad”, donde observaras las rutas que tienes en el día, con toda su información, como: Nombre del usuario móvil, vehículo, guías asignadas, guías gestionadas y los indicadores del celular del conductor como: Gps - Señal - Batería - Disco.

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